Ngày 17/4/2023, Chính Phủ đã ban hành Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Theo đó, từ ngày 01/7/2023, các bên bao gồm: Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải tiến hành lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân và gửi Bộ Công an để phục vụ công tác đánh giá của Bộ Công an.
Theo Nghị định này “xử lý dữ liệu cá nhân là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan”. Trong đó, dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể, ví dụ: họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; hình ảnh cá nhân; số điện thoại; số chứng minh nhân dân,…
Hiện nay hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân đang diễn ra phổ biến và thường nhật trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, từ lĩnh vực y tế, bảo hiểm, thương mại,… và bao gồm hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Có thể thấy, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tiến hành ít nhất một trong các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình quản lý nhân sự như thu thập, lưu trữ, chuyển giao… dữ liệu cá nhân của nhân sự công ty. Đối với một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì có thể phát sinh thêm hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài cho Nhà đầu tư. Như vậy, căn cứ theo định nghĩa tại Khoản 11 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì thông thường, doanh nghiệp sẽ là bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.
Cũng theo quy định tại Điều 24 của Nghị định này thì Doanh nghiệp (Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân) có nghĩa vụ lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân; đồng thời, trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân thì phải gửi Hồ sơ này cho Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao). Trong trường hợp Doanh nghiệp được thành lập và tổ chức theo pháp luật Việt Nam tiến hành chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài thì phải có nghĩa vụ lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài; đồng thời, trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân thì phải gửi Hồ sơ này cho Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao).
Như vậy, từ ngày 01/7/2023, hầu hết các doanh nghiệp đều phải tiến hành lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân; ngoài ra một số doanh nghiệp có hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài thì phải lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
Nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho quý khách hàng nói chung và các doanh nghiệp nói riêng trong quá trình lập và lưu giữ 02 loại hồ sơ trên, AMI xin cung cấp 2 mẫu hồ sơ dưới đây:
Mẫu hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
Mẫu hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài
Trân trọng./.
